Le défi était de taille pour le Registrar General Department. Il s’agissait de terminer, au jeudi 30 juin 2016, après son lancement en 2005, la réalisation d’un vaste projet de numérisation de 12 à 15 millions de feuilles de documents datant de 1804 et de la modernisation de son système d’administration. Celui-ci a été concrétisé dans le temps imparti.

Le Registrar General Department réalise la collecte de revenus en provenance de transactions foncières, de ventes de biens, de transferts de titre de propriété ou encore de l’enregistrement de biens pour le compte de l’État. Sa performance a été saluée par Regan Bernard, auditeur en chef de l’Investment Climate Facility for Africa (ICF), qui a financé la phase finale du projet. Ce dernier a fait le déplacement à Maurice pour voir de quelle manière les quelque $ 2,7 millions offerts sans contrepartie au Registrar General Department ont été utilisés. L’ICF, organisation panafricaine, s’est fixé pour objectif d’aider les pays africains à améliorer leur capacité à traiter les affaires.

«C’est un succès indéniable. Il (NdlR : le projet) a été terminé dans les temps. Une performance dont peu de pays bénéficiaires de notre soutien financier ont fait la démonstration. Lors de la visite que j’ai effectuée à Maurice en octobre, j’ai été personnellement surpris de constater la transformation que le département a connue», a indiqué Regan Bernard. Selon lui, Maurice devrait servir de modèle pour les autres pays qui auraient aimé réaliser un tel parcours.

Cerise sur le gâteau, le reliquat découlant des économies réalisées par le Registrar ne sera pas retourné dans les caisses de l’ICF. Il sera conservé pour la réalisation d’autres projets.

Au terme d’un travail étalé sur 11 ans, l’utilisation du papier a été totalement éliminée des bureaux du Registrar General Department. Tous les documents datant de 1804 qui étaient menacés de disparition ont été numérisés et sont désormais disponibles en ligne. À hier juillet, il ne restait plus qu’une infime dernière opération de réglage pour que le paiement en ligne vienne compléter la série de services.

L’architecte qui a piloté la réalisation du projet n’est autre que Deviantee Sobarun, qui venait d’être nommée Registrar General après plus de 30 ans de service dans ce même département. «Pour voir l’aboutissement d’un projet, il faut être en mesure de justifier sa pertinence. C’est ce que j’ai toujours fait auprès des Financial Secretaries», soutient-elle.

D’ailleurs, ajoute l’architecte, il y a eu une constance soutenue au niveau de l’apport de ces derniers et ce jusqu’à maintenant. «La volonté des responsables politiques de l’époque a fait le reste. Nous continuons à bénéficier des fruits de la même volonté et de la même détermination politique. Puis, dit Deviantee Sobarun, il faut se mettre en quatre. J’ai bénéficié du soutien de mon personnel. Et aujourd’hui, nous avons transformé le département à tous les niveaux et cela toujours dans l’esprit d’offrir un meilleur service au public.»

Les facteurs qui ont accéléré la numérisation

• l’effet d’entraînement découlant de l’informatisation des services offerts par les entreprises du secteur privé a incité une mise à niveau du service du département
• l’émergence de la filière immobilière comme élément indispensable dans le cadre d’un vaste programme de promotion de Maurice en tant que destination de l’investissement étranger direct
• l’insistance de la Banque mondiale pour que soit mis en place un environnement où sont éliminés tous les obstacles susceptibles d’empêcher la fluidité dans la conduite des affaires
• le manque d’espace pour conserver les documents papier
• la disparition sur le marché mondial de l’encre, du papier, et des stylos spéciaux indispensables pour rédiger les documents
• le recrutement de femmes dans un secteur jusqu’ici prédominé par des hommes et leur difficulté à manipuler de lourdes boîtes de documents papier
• le refus de recrues, ayant été formées à manipuler le clavier, de s’intégrer dans un environnement où le papier est roi
• les actes de vandalisme des documents papier, qui sont soit détruits ou disparaissent
• la prédisponibilité de l’ICF à soutenir financièrement la réalisation du projet de modernisation des services d’enregistrement

Les services disponibles pour le… public

• système d’allocation de billets pour assurer une fluidité du mouvement du public vers un comptoir
• aménagement de places as- sises dans un espace agréable
• réduction du temps d’attente du public et de celui de l’exécution des tâches en termes de calcul du montant des redevances, de transferts de données par le biais du scanning, de paiements, de transferts de document. À la caisse, une opération peut prendre deux minutes contre plus de quinze minutes avant
• diminution considérable de la période pour l’enregistrement d’un transfert concernant la vente d’un bien qui, à l’époque, prenait jusqu’à 210 jours contre moins d’une journée de nos jours
• la section des recherches a été informatisée. Pour Rs 200 la journée, un préposé peut consulter autant de documents qu’il le souhaite de 9 à 15 h 30, sans avoir à déplacer des piles de documents.

… et les professionnels

• la possibilité de disposer chez soi d’un tableau de bord qui permet d’effectuer les enregistrements en ligne sans se déplacer
• le recours à un centre d’appels en cas de difficulté pour remplir les formalités concernant l’enregistrement des documents
• la création d’un help desk au siège même du département pour permettre aux professionnels, mais aussi à n’importe quel membre du public, d’effectuer des procédures d’enregistrement en ligne afin de passer directement à l’étape de paiement.
• la réalisation de copies de documents pour divers besoins administratifs
• le paiement en ligne, qui permettra aux professionnels de gagner du temps. Simultanément, cela contribuera à diminuer le trafic routier car sans ce service en ligne nombreux auraient été contraints de se rendre à Port-Louis.