Dans un arrêt, fin décembre, l’Independent Review Panel (IRP) recommande aux institutions publiques d’utiliser des termes exacts pour éviter d’exclure ou d’inclure de façon arbitraire des soumissionnaires pour des raisons irrationnelles.

Après les procédures d’urgence et les appels d’offres taillés sur mesure, voici des appels d’offres faits pour exclure ou inclure d’emblée certains soumissionnaires. Même si les organismes publics ont recours à des appels d’offres, les critères imposés peuvent se révéler un moyen pour contourner la transparence et, par conséquent, allouer un contrat à qui l’on veut. Tooling and Engineering Products Ltd (Tooling) avait participé à un appel d’offres du CEB le 27 juillet 2023 pour un accord-cadre de travaux d’installation de câbles électriques souterrains. Sur six soumissionnaires, cinq ont été présélectionnés pour se partager ces contrats. Sauf Tooling, qui en a été exclue par le Central Procurement Board (CPB). Tooling a donc référé l’affaire à l’Independent Review Panel (IRP). En fait, le CPB s’était basé sur les recommandations d’un bid evaluation committee mis sur pied par le CEB pour étudier les soumissions.

Et pourquoi Tooling a-t-elle été mise hors-jeu ? Elle n’aurait pas satisfait une des conditions de l’appel d’offres relative à sa capacité financière à exécuter ce contrat. Plus précisément, bien que Tooling ait fourni un document signé par un auditeur indépendant disant qu’elle dispose du minimum de liquidités requis de Rs 4,5 millions, le document ne mentionne pas la référence de l’appel d’offres auquelTooling participait ! Simple omission, diriez-vous ? Pourtant, Tooling n’a pas eu l’occasion de le rectifier et en a donc été exclue.

La question pour l’IRP était de décider si cette omission est mineure ou majeure. Si c’est un écart majeur, le CPB a eu raison d’exclure Tooling. Mais si c’était mineur, le CPB aurait dû demander au CEB de réévaluer la soumission en donnant la chance à Tooling de fournir les informations manquantes. Pour l’IRP, le CEB n’a, lui-même, pas mentionné si ce prérequis était absolument nécessaire. Au mieux, le CEB a été ambigu en se contentant de stipuler que «non-submission (NdlR : de l’information) may render the application non responsive». De plus, Tooling a produit des preuves qu’elle avait fourni dans le passé au même CEB des documents similaires sur ses capacités financières, qui avaient été acceptés et que le contrat lui avait été alloué.

Ce qu’il faut retenir surtout de cette décision de l’IRP en faveur de Tooling, ce sont les commentaires de son président J. Ramano et de ses deux assesseurs, A.K. Namdarkhan et S. Ragoobar, sur la façon dont l’appel d’offres a été rédigé et qui a rendu possible l’arbitraire. «CEB made use of loose terms and it is to be deemed to have sought to keep to itself some leeway. The result is that, unusually, a major deviation may have been turned into a minor deviation» et «save bids or high-handedly reject others».

Plus loin, l’IRP trouve étrange les agissements du bid evaluation committee. «The conduct of the bid evaluation committee is of some relevance as well. We find that it has considered the deviation/ omission (NdlR : de Tooling) to be a major one all along, yet, ‘for completeness of the bid evaluation report’, it sought clarifications on other items.» En clair, le bid evaluation committee aurait dû demander des éclaircissements sur les capacités financières de Tooling, comme il l’a fait pour d’autres critères.

L’IRP va plus loin et recommande non seulement au CEB, mais aussi à toutes les institutions publiques de «refrain from using loose, vague, ambiguous or otherwise unsuitable English and grammar…», pour prévenir des décisions arbitraires.

Le CEB a donc été ordonné de revoir sa décision et de rédiger ses appels d’offres en bon anglais.